Améliorer la performance de votre organisation

Toute organisation de travail est un corps vivant. Elle naît, se développe et recherche en permanence l’équilibre entre ses missions et ses ressources. Elle connaît des périodes de croissance rapide et d’autres de ralentissement pour lesquelles elle peut avoir besoin de faire « un arrêt sur image » afin de se redynamiser.

Les finalités de la démarche

• Définir, mettre en place et suivre le démarrage d’une nouvelle activité, d’une fonction support (DAF, DRH, DirCom, ...).
• Améliorer l’organisation et les modes de fonctionnement d’une entreprise, d’une filiale, d’une direction, d’une fonction.
• Transformer, adapter, réorganiser les processus clés d’une entreprise.

En un mot : piloter et accompagner le changement.

Les 6 principes d'action

• Une démarche de changement se mène en mode projet.
• L’on ne bâtit pas, réorganise pas contre mais avec les personnes concernées.
• Le meilleur spécialiste d’un poste est celui qui l’occupe. Et si on l’écoutait.
• L’étroite cohésion entre les donneurs d’ordre entre eux et avec le consultant instaure la dynamique de changement.
• L’implication de toutes les personnes concernées, le plus en amont possible, dans les évolutions de l’organisation en garantit l’acceptabilité.
• Le mieux est l’ennemi du bien. L’essentiel s’appuie sur le pragmatisme et la hiérarchisation des priorités.

Schéma général méthodologiqe

Phase 1 - 1/ Lancement

• Réunion de cadrage avec le donneur d’ordre, le directeur général et/ou le directeur de projet...
• Information et mobilisation des collaborateurs concernés.

Livrables

• Calage fin sur les finalités de la mission, ses enjeux, ses contraintes, ses objectifs, ses effets attendus, sur ses livrables, ses critères de réussite.
• Organisation du projet : maîtrise d’ouvrage, équipe projet, planning de réalisation, reporting, communication, indicateurs de réalisation et de succès (métrologie), ...
• Identification des personnes à rencontrer (interviews, entretiens approfondis, groupes d’expression, de travail, ...).
• Elaboration du plan de communication, validation du dictionnaire des activités de l’unité, la fonction, du processus étudié.
• Trame des entretiens individuels et du travail en groupe.
• Kit de présentation à la direction générale, aux personnels concernés, aux IRP.
• Animation de la réunion de lancement.

Phase 1 - 2/ Recueil des données

• Prise en compte de l’existant, analyse documentaire (organigrammes, chartes de fonctionnement, ..., audits, études, plans d’action préalablement réalisés).
• Entretiens avec la direction générale, la direction de l’unité, de la fonction analysée.
• Entretiens approfondis avec (selon la mission et l’organisation) le management intermédiaire, les experts, les personnes clés, les IRP, un panel de collaborateurs.
• Interviews avec (selon la mission et l’organisation) des partenaires, des fournisseurs, des clients, de prescripteurs.
• Atelier(s) d’expression avec les collaborateurs de l’entité analysée.

Livrables

• Diagnostic détaillé de l’organisation, de ses modes de fonctionnement, des processus principaux (points forts, points à développer, auto évaluation, évaluation par les « clients » internes et/ou externes).
• Analyse stratégique (stratégie, organisation, effectifs, compétences, systèmes de traitement de l’information et de gestion, management, valeurs partagées).
• Analyse des processus clés (mapping).
• Analyse comparative avec d’autres organisations de travail (benchmarking).
• Analyse des activités en *équivalent temps plein (approche ETP*).

Phase 2 - 1/Analyse et identification des pistes

• Synthèse des données recueillies.
• Première formulation des principales pistes envisageables.
• Travail aller/retour pour confrontation, ajustement et validation des pistes.

Livrable

• Formalisation d’un « brut de décoffrage » des pistes

Phase 2 - 2/ Elaboration des recommandations

• Synthèse des données recueillies.
• Elaboration des préconisations détaillées, étayées, hiérarchisées, ordonnancées.
• Repérage des gains de productivité, des réallocations possibles.
• Proposition d’un organigramme cible, d’un process cible.
• Identification des implications en termes d’effectifs et de compétences.
• Proposition des actions prioritaires pour l’appropriation des préconisations.
• Présentation à la direction générale, à la direction du projet.

Livrables

• Rapport de recommandations en matière d’organisation, management, modes de fonctionnement, compétences, effectifs, systèmes de traitement de l’information et de gestion.
• Plan de communication et de restitution à la direction général, au directeur/directeur de projet, équipe projet, aux IRP, aux personnels concernés, au management, aux autres collaborateurs sollicités dans l’étude.
• Proposition d’un calendrier de mise en œuvre.
• Formalisation des modalités d’appropriation des actions proposées.

Phase 2 - 3/ Restitution

• Présentation des résultats de l’étude au management.
• Présentation des résultats de l’étude aux équipes concernées.
• Présentation des résultats aux IRP.
• Présentation synthétique des résultats aux partenaires sollicités (prescripteurs, experts, fournisseurs, clients, ...).

Livrables

• Supports de présentation adaptés aux publics concernés.
• Débriefing des restitutions.

Phase 3 - Accompagnement

• Plan détaillé de mise en œuvre des recommandations.
• Préparation et réalisation des actions de communication.
• Plan de développement des compétences, de formation.
• Plan d’accompagnement information / consultation CE et CHSCT.
• Suivi et accompagnement des actions de mise en œuvre, assistance conseil.
• Relecture d’expérience.

Livrables

• Réunions, ateliers de travail (animation ou participation), entretiens.

• Rapports d’avancement.

Sur ces différentes étapes, nous mettons à votre service notre expertise et notre expérience pour en optimiser la préparation, la réalisation, la mise en œuvre, la compréhension et l’appropriation par tous les acteurs de l’entreprise.
Selon vos besoins spécifiques d’assistance et de conseil, notre intervention est à « géométrie variable ». Nous en décidons ensemble lors de nos premiers échanges. Nous accompagnons également nos clients dans le temps afin de les aider dans la mise en œuvre effective des actions prioritaires retenues.